Polityka prywatności

My, GFPS-Polska Stowarzyszenie Naukowo-Kulturalne w Europie Środkowej i Wschodniej nr wpisu do KRS 0000160875 z siedzibą przy ul. Nowy Świat 33/13, 00-029 Warszawa, zwane dalej GFPS-Polska, informujemy zgodnie z art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 („RODO”), o sposobie przetwarzania danych osobowych, zwanych dalej Danymi, wewnątrz GFPS-Polska.

§1 Informacje ogólne

1. GFPS-Polska przetwarza Dane wyłącznie w określonych celach i na podstawach prawnych przewidzianych w RODO, w szczególności dane:
   1. członków GFPS-Polska, GFPS e. V. oraz GFPS-CZ,
   2. uczestników i osób zgłaszających się na wydarzenia organizowane przez GFPS-Polska, GFPS e. V. zarejestrowane pod: Skrytka Pocztowa 64 42, 79040, Freiburg, Niemcy, zwane dalej GFPS e. V. lub GFPS-CZ z siedzibą w: Cejl 84a, 602 00, Brno, Czechy, zwane dalej GFPS-CZ,
   3. stypendystów GFPS-Polska, GFPS e. V. lub GFPS-CZ oraz kandydatów na stypendia GFPS-Polska, GFPS e. V. i GFPS-CZ,
   4. subskrybentów Newslettera GFPS-Polska.
2. Osobami uprawnionymi do dostępu do Danych jest Zarząd GFPS-Polska oraz upoważnione w szczególnym zakresie inne osoby: członkowie Komisji Stypendialnej, członkowie Komisji Tandemowej, członkowie Grupy Roboczej Newsletter.

§2 Cel przetwarzania danych

Poniżej znajduje się szczegółowy opis Danych przetwarzanych przez GFPS-Polska, cel ich przetwarzania oraz podstawa ich przetwarzania:

1. członkowie GFPS-Polska, GFPS e. V. lub GFPS-CZ:
   1. podstawa: zgoda wyrażona w formularzu członkowskim GFPS-Polska, GFPS e. V. lub GFPS-CZ,
   2. przechowywane dane:  imię i nazwisko, data urodzenia, miejsce zamieszkania, adres e-mail, numer telefonu, numer konta bankowego, uczelnia, kierunek, uczestnictwo w wydarzeniach organizowanych przez stowarzyszenia GFPS e. V., GFPS-Polska i GFPS-CZ, członkostwo w ramach GFPS w grupach lokalnych, zdjęcia.
   3. cel przetwarzania danych:
      1. Ewidencja Członków GFPS-Polska
      2. Poszukiwania członków chętnych do opieki nad stypendystami GFPS-Polska, GFPS e. V. lub GFPS-CZ
      3. Wysyłanie informacji o wydarzeniach i nowościach w GFPS e. V., GFPS-Polska i GFPS-CZ
      4. Przekazywanie, danych kontaktowych do członków GFPS-Polska, a także związków partnerskich GFPS-Polska, którymi są GFPS e. V. i GFPS-CZ w celu organizacji projektów związanych z wymianą międzynarodową
   4. sposób zmiany bądź usunięcia Danych: na żądanie przez odpowiednią wiadomość mailową na lub pisemnie na adres: Skrytka Pocztowa 34, 09-950, Warszawa 1.
2. uczestnicy i osoby zgłaszające się na wydarzenia organizowane przez GFPS-Polska, GFPS e. V. z lub GFPS-CZ (Tandem GFPS, Dni Miast, Forum GFPS, Tri-Go, warsztaty, spotkania):
   1. podstawa: zgoda wyrażona w formularzu zgłoszeniowym do danego wydarzenia
   2. przechowywane dane:  w zależności od danego wydarzenia – imię i nazwisko, data urodzenia, miejsce zamieszkania, adres e-mail, numer telefonu, członkostwo w GFPS-Polska, GFPS e. V. lub GFPS-CZ, zdjęcia, czas przybycia, czas wyjazdu.
   3. cel przetwarzania danych:
      1. Dokumentacja wydarzeń GFPS-Polska, GFPS e. V. i GFPS-CZ
   4. sposób zmiany bądź usunięcia Danych: na żądanie przez odpowiednią wiadomość mailową na lub pisemnie na adres: Skrytka Pocztowa 34, 09-950, Warszawa 1,
3. stypendyści GFPS-Polska, GFPS e. V. lub GFPS-CZ oraz kandydaci na stypendia GFPS-Polska, GFPS e. V. i GFPS-CZ
   1. podstawa: zgoda kandydata wyrażona poprzez dobrowolne zgłoszenie do Programu Stypendialnego GFPS-Polska, GFPS e. V. lub GFPS-CZ
   2. przechowywane dane: imię, nazwisko, e-mail, data urodzenia, uczelnia, wydział, kierunek, semestr studiów, średnia z dotychczasowego przebiegu studiów, znajomość języka obcego, przyznane stypendia, adres stałego zameldowania, adres korespondencyjny, numer telefonu, obywatelstwo, szkoła średnia, list motywacyjny, listy referencyjne, zdjęcie
   3. cel przetwarzania danych:
      1. ocena kwalifikacji niezbędnych do przyznania stypendium,
      2. wysłanie informacji zwrotnej o przyznaniu stypendium lub odrzuceniu wniosku o stypendium,
      3. ustalenie rozmowy kwalifikacyjnej o stypendium,
      4. przygotowanie umowy stypendialnej,
   4. sposób zmiany bądź usunięcia Danych: na żądanie przez odpowiednią wiadomość mailową na lub pisemnie na adres: Skrytka Pocztowa 34, 09-950, Warszawa 1. Ponadto, Dane kandydatów, którym stypendium nie zostało przyznane zostaną usunięte 6 miesięcy od daty wpłynięcia wniosku.
4. subskrybenci Newslettera GFPS-Polska
   1. podstawa: zgoda wyrażona w formularzu subskrypcji Newslettera GFPS-Polska
   2. przechowywane dane: imię, nazwisko, e-mail
   3. cel przetwarzania danych:
      1. wysyłanie Newslettera GFPS-Polska
   4. sposób zmiany bądź usunięcia Danych: na żądanie przez odpowiednią wiadomość mailową na lub pisemnie na adres: Skrytka Pocztowa 34, 09-950, Warszawa 1.

§3 Środki techniczne, służące przetwarzaniu danych przez GFPS-Polska

Dane przetwarzane przez GFPS-Polska przechowywane są w następujących miejscach:

1. Serwis www.gfps.pl hostowany na serwerze operatora: cyber_Folks, ul. Wierzbięcice 1B, 61-569, Poznań,
2. Google Workspace for Nonprofits (Google Forms, Google Drive, Gmail),
3. Serwis www.gfps.org – dalsze informacje znajdują się pod www.gfps.org/zuallererst/impressum,
4. Siedziba GFPS-Polska przy ul. Nowy Świat 33/13, 00-029 Warszawa.

§4 Twoje prawa i dodatkowe informacje o sposobie wykorzystania danych

1. Twoje dane osobowe są przetwarzane przez Administratora nie dłużej, niż jest to konieczne do wykonania związanych z nimi czynności określonych osobnymi przepisami.
2. Przysługuje Ci prawo żądania od GFPS-Polska:
   • dostępu do danych osobowych Ciebie dotyczących,
   • ich sprostowania,
   • usunięcia,
   • ograniczenia przetwarzania,
   • oraz przenoszenia danych.
3. Dane osobowe mogą być przekazywane do krajów trzecich, w tym poza Europejski Obszar Gospodarczy, zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych.
4. Przysługuje Ci również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uznasz, że przetwarzanie Twoich danych osobowych narusza przepisy RODO.
5. Jeżeli podstawą przetwarzania Danych jest zgoda, przysługuje Ci prawo do jej wycofania w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
6. Wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania – w przypadkach przewidzianych w RODO.

§5 Informacje w formularzach

1. GFPS-Polska zbiera informacje podane dobrowolnie przez użytkownika, w tym dane osobowe, o ile zostaną one podane.
2. Dane podane w formularzu są przetwarzane w celu wynikającym z funkcji konkretnego formularza, np. w celu uruchomienia procedury aplikacji o stypendium GFPS-Polska. Każdorazowo kontekst i opis formularza w czytelny sposób informuje, do czego on służy.