My, GFPS-Polska Stowarzyszenie Naukowo-Kulturalne w Europie Środkowej i Wschodniej nr wpisu do KRS 0000160875 z siedzibą przy ul. Nowy Świat 33/13, 00-029 Warszawa, zwane dalej GFPS-Polska, informujemy zgodnie z artykułem 13. Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych, zwanego dalej RODO, o sposobie przetwarzania danych osobowych, zwanych dalej Danymi, wewnątrz GFPS-Polska.
§1 Informacje ogólne
- Przetwarzamy Dane zgodnie z Artykułem 6 ust. 1 lit B) RODO wyłącznie:
- członków GFPS-Polska, GFPS e. V. oraz GFPS-CZ,
- uczestników i osób zgłaszających się na wydarzenia organizowane przez GFPS-Polska, GFPS e. V. zarejestrowane pod: Skrytka Pocztowa 64 42, 79040, Freiburg, Niemcy, zwane dalej GFPS e. V. lub GFPS-CZ z siedzibą w: Cejl 84a, 602 00, Brno, Czechy, zwane dalej GFPS-CZ,
- stypendystów GFPS-Polska, GFPS e. V. lub GFPS-CZ oraz kandydatów na stypendia GFPS-Polska, GFPS e. V. i GFPS-CZ,
- subskrybentów Newslettera GFPS-Polska.
- GFPS-Polska przetwarza Dane osób, które wyrażają na to zgodę. W zgodzie tej sprecyzowane jest jakiego rodzaju Dane mogą być przetwarzane przez GFPS-Polska.
- Osobami uprawnionymi do dostępu do Danych jest Zarząd GFPS-Polska oraz upoważnione w szczególnym zakresie inne osoby: członkowie Komisji Stypendialnej, członkowie Komisji Tandemowej, członkowie Grupy Roboczej Newsletter.
§2 Cel przetwarzania danych
Poniżej znajduje się szczegółowy opis Danych przetwarzanych przez GFPS-Polska, cel ich przetwarzania oraz podstawa ich przetwarzania:
- członkowie GFPS-Polska, GFPS e. V. lub GFPS-CZ:
- podstawa: formularz członkowski GFPS-Polska, GFPS e. V. lub GFPS-CZ,
- przechowywane dane: imię i nazwisko, data urodzenia, miejsce zamieszkania, adres e-mail, numer telefonu, numer konta bankowego, uczelnia, kierunek, uczestnictwo w wydarzeniach organizowanych przez stowarzyszenia GFPS e. V., GFPS-Polska i GFPS-CZ, członkostwo w ramach GFPS w grupach lokalnych, zdjęcia.
- cel przetwarzania danych:
- Ewidencja Członków GFPS-Polska
- Poszukiwania członków chętnych do opieki nad stypendystami GFPS-Polska, GFPS e. V. lub GFPS-CZ
- Wysyłanie informacji o wydarzeniach i nowościach w GFPS e. V., GFPS-Polska i GFPS-CZ
- Przekazywanie, danych kontaktowych do członków GFPS-Polska, a także związków partnerskich GFPS-Polska, którymi są GFPS e. V. i GFPS-CZ w celu organizacji projektów związanych z wymianą międzynarodową
- sposób zmiany bądź usunięcia Danych: na żądanie przez odpowiednią wiadomość mailową na lub pisemnie na adres: Skrytka Pocztowa 34, 09-950, Warszawa 1.
- uczestnicy i osoby zgłaszające się na wydarzenia organizowane przez GFPS-Polska, GFPS e. V. z lub GFPS-CZ (Tandem GFPS, Dni Miast, Forum GFPS, Tri-Go, warsztaty, spotkania):
- podstawa: formularz zgłoszeniowy do danego wydarzenia
- przechowywane dane: w zależności od danego wydarzenia – imię i nazwisko, data urodzenia, miejsce zamieszkania, adres e-mail, numer telefonu, członkostwo w GFPS-Polska, GFPS e. V. lub GFPS-CZ, zdjęcia, czas przybycia, czas wyjazdu.
- cel przetwarzania danych:
- Dokumentacja wydarzeń GFPS-Polska, GFPS e. V. i GFPS-CZ
- sposób zmiany bądź usunięcia Danych: na żądanie przez odpowiednią wiadomość mailową na lub pisemnie na adres: Skrytka Pocztowa 34, 09-950, Warszawa 1,
- stypendyści GFPS-Polska, GFPS e. V. lub GFPS-CZ oraz kandydatów na stypendia GFPS-Polska, GFPS e. V. i GFPS-CZ
- podstawa: formularz zgłoszeniowy o stypendia GFPS-Polska, GFPS e. V. lub GFPS-CZ
- przechowywane dane: imię, nazwisko, e-mail, data urodzenia, uczelnia, wydział, kierunek, semestr studiów, średnia z dotychczasowego przebiegu studiów, znajomość języka obcego, przyznane stypendia, adres stałego zameldowania, adres korespondencyjny, numer telefonu, obywatelstwo, szkoła średnia, list motywacyjny, listy referencyjne, zdjęcie.
- cel przetwarzania danych:
- ocena kwalifikacji niezbędnych do przyznania stypendium,
- wysłanie informacji zwrotnej o przyznaniu stypendium lub odrzuceniu wniosku o stypendium,
- ustalenie rozmowy kwalifikacyjnej o stypendium,
- przygotowanie umowy stypendialnej,
- sposób zmiany bądź usunięcia Danych: na żądanie przez odpowiednią wiadomość mailową na lub pisemnie na adres: Skrytka Pocztowa 34, 09-950, Warszawa 1. Ponadto, Dane kandydatów, którym stypendium nie zostało przyznane zostaną usunięte 6 miesięcy od daty wpłynięcia wniosku.
- subskrybenci Newslettera GFPS-Polska
- podstawa: formularz subskrypcji Newslettera GFPS-Polska
- przechowywane dane: imię, nazwisko, e-mail
- cel przetwarzania danych:
- wysyłanie Newslettera GFPS-Polska
- sposób zmiany bądź usunięcia Danych: na żądanie przez odpowiednią wiadomość mailową na lub pisemnie na adres: Skrytka Pocztowa 34, 09-950, Warszawa 1.
§3 Środki techniczne, służące przetwarzaniu danych przez GFPS-Polska
Dane przetwarzane przez GFPS-Polska przechowywane są w następujących miejscach:
- Serwis www.gfps.pl hostowany (technicznie utrzymywany) na serwerze operatora: hekko.pl, H88 S.A. z siedzibą w Poznaniu, Franklina Roosevelta 22, 60-829 Poznań, nr KRS 0000612359
- Serwis www.gfps.org – dalsze informacje znajdują się pod www.gfps.org/zuallererst/impressum
- Siedziba GFPS-Polska przy ul. Nowy Świat 33/13, 00-029 Warszawa
§4 Twoje prawa i dodatkowe informacje o sposobie wykorzystania danych
- Twoje dane osobowe przetwarzane przez Administratora nie dłużej, niż jest to konieczne do wykonania związanych z nimi czynności określonych osobnymi przepisami.
- Przysługuje Ci prawo żądania od GFPS-Polska:
- dostępu do danych osobowych Ciebie dotyczących,
- ich sprostowania,
- usunięcia,
- ograniczenia przetwarzania,
- oraz przenoszenia danych.
- Dane osobowe nie są przekazywane od krajów trzecich w rozumieniu przepisów o ochronie danych osobowych. Oznacza to, że nie przesyłamy ich poza teren Unii Europejskiej.
§5 Informacje w formularzach
- GFPS-Polska zbiera informacje podane dobrowolnie przez użytkownika, w tym dane osobowe, o ile zostaną one podane.
- Dane podane w formularzu są przetwarzane w celu wynikającym z funkcji konkretnego formularza, np. w celu uruchomienia procedury aplikacji o stypendium GFPS-Polska. Każdorazowo kontekst i opis formularza w czytelny sposób informuje, do czego on służy.
